（來源．Dreamstime）

報告前，該如何整理自己的思緒呢？

◎情境

小王，28歲，是市場推廣專員。小王和小李同時任職市場部，一年後，小王發現自己總是在扮演吃力不討好的角色，雖然做了很多工作，卻得不到主管的賞識。舉例來說，每次他去找主管彙報工作，主管都會不耐煩地打斷他：「這點小事就不要找我彙報了，你自己不能解決嗎？」

但是他不去找主管彙報工作時，主管又怒氣沖沖地找上他：「為什麼那件事你還不向我彙報？非要我問你才行嗎？」

小王還注意到，小李每次找主管彙報工作時，得到的都是誇獎。即使小李彙報的是很小的事，主管也會說：「很好，這樣的細節你都關注到了。」

某天，在小王又一次彙報不得法後，主管歎息著說：「你就是不會彙報重點。」

◎情境分析

小王的彙報真的和小李一樣嗎？那為什麼小李總能得到主管的誇獎，小王只被評價為「分不清重點」？

在彙報工作時，小王和小李對彙報內容的判斷，對事件的重要性判斷以及能否對工作提出建設性意見，都有極大的不同。

很多人彙報工作時辭不達意，常常會被主管打斷：你到底想要表達什麼？

這就是因為抓不到彙報的重點。你要彙報工作，首先要做的就是從內容中擇取重點，然後有重點地彙報。

彙報的重點內容同時也是彙報的目的。如果你沒弄清楚自己彙報的目的，會使彙報的內容顯得混亂。

例如，向主管彙報工作方案，你的目的是要爭取方案通過，還是要闡述自己不成熟的方案並請求指導？如果是前者，你彙報時應該充分闡述自己方案的利弊，重在優勢環節；如果是後者，你彙報內容的重點則應該放在闡述不完善的地方。

◎不要讓潛意識主導你的語言

為什麼有的人不會溝通和報告？你的言語反映出你的內心，如果你還沒有想明白，又怎麼可能說得明白？

有人說：「我不知道該彙報什麼，我不擅長表達。」其實不擅長表達，歸根究柢而言是思考方式的問題。人若是先天思考缺乏條理，又沒有經過後天訓練，言語便可能呈現「意識流」，想到什麼說什麼，導致說話的內容顯得跳躍。

大腦思考的模式通常偏向關聯性，由A聯想到B，由B聯想到C。有一次，我和一個朋友出去吃午飯，他說：「我想想吃什麼啊。」剛說完這句話，他又說：「唉，那些人怎麼搞的啊！」

他沒有意識到自己說話的跳躍性，我覺得這件事很有意思，就詢問他的思路。他對我說，他的思路是中午要吃飯——上次吃的廣東菜還不錯——和誰吃的？和某個客戶吃的，雙方還簽了合同——簽合同後，現在因為對方的問題而延遲——他們怎麼搞的啊。這種跳躍性的思維反映到話中，就顯得毫無邏輯性。

要有意識地控制你說的內容，而不是讓表達隨著潛意識走。

◎確定表達的次序和邏輯

在向主管彙報的時候要分主次，不但要精鍊，還要能夠引起主管的興趣。你一定要知道，主管關注的是哪個工作、主管想先聽哪個工作。

我做管理工作的時候，每個月都會在總經理辦公會議上強調工作重點，一些聰明的部屬，就會先彙報我強調的內容。

．強調緊急的。
．強調重要的。
．強調和主管利益關係密切的。
．強調主管關心的。

按照時間順序彙報：舉例來說，當你彙報業務時，你可以先總結本季度的表現，再分析當前遇到的機遇和挑戰，總結要點，最後對下一季度進行展望，闡述需要改進的地方。

按照影響力排序彙報：先說影響重大的因素，然後說次要的。

按照溝通對象的關心程度彙報：先說溝通對象關心的問題，再拋出其他問題。

我所在的公司曾經做過一個訓練。先設計一個很難彙報的題目，然後使用電梯練習彙報，電梯從1樓到14樓，要求主管在這個時間內把題目內容彙報清楚。這個方式能夠充分訓練主管的彙報能力。

任何能力都是訓練出來的。你也可以採取「限時一分鐘彙報」的方式，訓練自己的彙報能力。

善用「3句總結法」，主管就能秒懂你要的

◎情境

某公司市場部經理向總裁彙報工作。他進入總裁辦公室後，開始彙報近期的工作情況和計畫方案，說了大約10分鐘，仍然沒有說到重點。

總裁開始還耐著性子聽，後來突然指著門說：「出去！你先想好要說什麼再來。」

經理面紅耳赤，默默退出辦公室。他冷靜了半天，仍然非常惱火：為什麼才說10分鐘總裁就生氣了？為什麼他不願意聽我彙報？難道我彙報的內容不重要嗎？

後來在公司例會上，總裁發言：「你們知道每天有多少人找我彙報工作嗎？我上周統計了一下，合計116次。這是什麼概念？如果每個人都彙報10分鐘，那每週我聽彙報就要聽1160分鐘，等於19個小時，平均每天3.87小時。如果每個人彙報工作用20分鐘，那我每週聽彙報就要花費2320分鐘，等於38小時，平均到5個工作日，就是每天7.7小時。」

「每天我的法定工作時間才8小時，我卻要花費7.7小時聽你們彙報。因此每個人來找我彙報前，要先想好要說什麼、說的重點是什麼，想好怎麼用精簡的語言、簡單的方式彙報清楚。如果你做不到3分鐘內說清楚重點，做不到簡明扼要，就不要進我的門。我沒有時間處理你們那些廢話連篇的問題！」

經理聽完，羞愧得無地自容。

◎情境分析

很多人抱怨主管總是沒有耐心聽自己說話，事實上，通常領導者的職位級別越高，對部屬彙報工作的水準要求就越高。

案例中的經理自認為他只花總裁一點時間，結果總裁就發火了。但是從總裁的角度想一想：有多少人找他彙報？如果每個人都耽誤他20分鐘，一週就被耽誤38個小時。每個部屬浪費一點時間，累積到領導者那裡，就浪費大量的時間。因此，當你向上彙報工作時，一定要把效率放在第一位。

◎學會簡明扼要地彙報，就是幫你的主管節省時間、創造效益

彙報工作時，簡明扼要地彙報不僅是一種能力，也是一種心態上的追求。彙報內容是你要彙報什麼，簡明扼要是你應該怎樣彙報。

我們上學時都學過「總分總」：先總結，再分別描述，最後再總結。

彙報的結果最重要，追求彙報過程可能會使你說起來沒完沒了。要學會把你彙報的內容歸納出一、二、三來。可以這樣對主管說：「我要彙報三項工作：第一項是……，第二項是……，第三項是……」，然後觀察主管的神情，主管在聽哪件事時表現得比較專注，你就著重彙報哪個內容。

有人說：我不會總結。沒關係，有幾種簡單的方法，可以幫你總結彙報。

◎方法1 三點邏輯：學會分層次彙報，濃縮的才是精華

三點邏輯的精髓在於總結和歸類，三種方法、三個方面、三個工作……，把內容分成三塊來闡述，就是三點邏輯。

在公司會議上，總經理提出下一個年度公司業績要增長30％的目標，讓大家說說如何實現。問到王經理時，王經理略微思索了一下：提升業績→業績由什麼決定→市場、人力、行銷，所以提升業績的三個關鍵在於開發市場、提升業務員的業務水準和加強行銷力道。

於是王經理說：「我認為公司要提升業績，有三塊內容要加強：第一，現有市場不足，我們應該在鞏固現有市場的基礎上開發新市場；第二，培訓並加強業務員的工作方式和業務水準；第三，加強行銷的力道。」

總經理點點頭，說：「對，那我們現在就分別討論以下三個問題。」

任何事都可以總結成三點，你在說話、彙報，甚至思考時，都應該有意識地訓練自己，用三點來說話、彙報和思考。

◎方法2 收益邏輯：價值描述

要彙報好處、收益或價值，不要彙報無關緊要的細節。

◎方法3 彙報結果，不要刻意彙報過程

有些人在向主管彙報工作時，總愛彙報一些無關緊要的過程，他認為這些過程能夠體現出他的努力工作，但是主管對這些其實不感興趣。

如果主管不問你，你就不要刻意彙報細節。在向主管彙報時，盡量少說廢話，要盡量在短時間內完成。

◎方法4 按時間邏輯迅速整理思路

在工作中，我們常用到時間邏輯。過去、現在、未來是時間邏輯的精髓所在。

某次，學員小C在外地出差時接到總經理的電話。一般情況下，他這個級別的員工不會與總經理接觸，這次會接到總經理打來的電話，可能是因為總經理對這個項目格外重視。

總經理在電話裡問：「項目A進行得如何？」

小C立刻感到緊張，因為專案A之前一直處於擱淺狀態，這兩天才重啟。擱淺的原因十分複雜，絕不是一兩句話就能描述清楚。但是總經理顯然沒有時間聽這些。

如果小C說「專案A的情況我現在沒辦法說清楚，這兩天已經在進行了」，總經理肯定大怒，甚至可能使他的工作不保。

而且電話和面談不一樣，沒有人喜歡在電話裡聽別人長篇大論地解釋。

這時小C該如何彙報呢？他使用時間邏輯，用三句話說清楚：「總經理，這個項目是這樣的：之前出了一些小差錯，導致項目停止，在兩週前我們特地找客戶開過會，共識是協商出一個大家都滿意的方案；目前，我們公司已經制訂出一個不錯的方案並發給客戶，等待他們的回覆；等我向您彙報完，我立刻致電對方，詢問他們對目前方案的意見。」

總經理聽了，滿意地說：「你先別催，等他們主動給你回覆。你一收到回覆，就把情況立刻彙報給我。」

小C掛了電話，才發現自己竟然嚇出一身冷汗。

小C的應對非常巧妙。第一句話說明過去時間，第二句話解釋現在時間，第三句話則是闡述未來時間。仔細分析他這三句話，沒有什麼實際內容，專案可以說沒有實質性的進展，但是他用三句話總結現狀，用過去、現在、未來的時間邏輯來分析，巧妙地完成自己的彙報。

◎能夠展開的彙報才是成功的

你的彙報內容要能夠引起主管的討論興趣。當你向主管彙報工作的時候，先說1、2、3點，然後主管會說：「你彙報的第×點我很感興趣，你詳細說明一下。」

這時你再詳細彙報，與主管展開討論，這種彙報才是成功的。

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個人心得：

跟主管報告時，最重要的就是歸納整理要點，並濃縮突出其重點，進而就問題的重點提出詳細說明，主管從報告當中就能知道員工的辦事效率程度。

這讓我突然想到, 很多人說話/報告是沒邏輯的

comsci 發表於 2019-2-18 04:13
這讓我突然想到, 很多人說話/報告是沒邏輯的

我就遇過了，文不對題加上前後跳針，就算不是在工作上，聽了還是很讓人無言

這文說得很對
遇到過詞不達意的
心裡就會覺得能力也好不了

謝謝分享~有學到東西了~

這個令我想到 One Minute Manager 內說明的一頁式報告, 要簡單而能講出重點.

還是要知道什麼場合所什麼話!!!

我的實驗室每個星期都會固定Group Meeting，學生各自報告這一星期來做的研究成果或者是文獻中最新的研究成果。

但是現在的大學生和研究生對於做一個有效率的報告基本上有困難，所以就會被我修理得很慘，要求下個星期繼續報告，學生怕被我再修理，所以就會慢慢的進步。

其實要給一個有效率的簡報或演講是一門藝術，這對於找工作或者是之後的升遷都扮演關鍵的重要角色。

尤其是在學術界要找教職，除了對全系給一場學術性的演講之外，我們還會要求用英文上課。如果presentation不好，就算是研究能力再強，也不可能被錄取。

我經常參加研討會，不但自己要給演講，也要聽別人的presentation。經常聽到爛的演講，五分鐘就受不，就去聽別的演講了。所以我還是自我要求不斷的在精進自己的presentation能力，才能進而要求學生。

與各位好友分享共勉之！

一個會議~~就是一個戰爭~~過程固然重要~~公司需要的還是結論~~如何實行~~成效如何

重點重點還是重點~~重點就是如何達到效益

很多主管報告就是一直跳真跳真然後沒重點，然後又硬要開會來講...

很多人不要說彙報能力，就是連基本的溝通表達能力都有嚴重障礙，經常語無倫次、不知所云....

有時後開會聽簡報
廢話一堆
根本浪費時間

很棒的文章 需要多看幾遍
謝謝分享

謹記在心，很好的一篇文章
感謝您的分享
文不對題是一件很困擾的事情沒錯
大家都會覺得不耐煩

報告前先自己整理過比較好 , 同時也是 Review 自己的狀況.....

732 發表於 2019-2-22 14:00
我的實驗室每個星期都會固定Group Meeting，學生各自報告這一星期來做的研究成果或者是文獻中最新的研究成 ...

我碩一的時候，專題報告因為快要接近中餐時間，所以當時的教授為了不影響吃飯心情就點出我幾項缺失後宣布下課，
事後我學長就說你幸運沒被修理；然後另一門課程時，一位女教授也點出我的缺失，接下來自己實驗室的Group Meeting
經過指導教授的訓練 ，碩二修課剛好又遇到那位女教授，報告完後並且也回應教授所提出的問題，看到教授頻頻點頭，事
後下課時候女教授對我今天報告很滿意(雖然還是有一些小缺點)。

gunddon 發表於 2019-5-4 10:27
我碩一的時候，專題報告因為快要接近中餐時間，所以當時的教授為了不影響吃飯心情就點出我幾項缺失後宣布 ...

其實碩士班和大學部的訓練最大差別就是在於需要口試。

我都會要求我的碩士生在兩年的訓練中，加強英文和presentation的能力。

這是之後去業界最需要的兩項能力。

真的是自己用心做的報告應該可以很清楚地知道你想要傳達的是什麼

既然已經知道想傳達的是什麼，一開始就先將想說的結果或結論先提出

再從後面用相關理論或實務經驗來佐證你的結果會比較好

不然你天南地北的亂繞根本不會知道你到底想幹嘛