張董經營的上市公司最近股價很糟，他想辦一場記者會，力圖重振企業形象。

「記者會人人會辦，我該怎麼做才能有效果？」張董找來公關高手阿鴻出主意。

「很簡單。第一、在你熟悉的地方辦記者會；第二、幫記者安排好座位，不要讓記者亂坐；第三、蒐集一下各記者的基本資料，必要時發揮。」

「為什麼要這樣做？」

「因為只有在你最能掌握的地方，你才能完全發揮應有的水準；只有你了解來參與的記者背景，你才能讓他們覺得，自己受到重視。」

張董捨棄了五星級飯店的會議廳，改在自己平常習慣的公司會議室開記者會。豪華的裝潢、精緻的五星級外燴餐點，環境一點都不輸外頭的場地，但讓張董在主持記者會時，多了篤定的心情，可以冷靜思考與回答問題。

面對排好座位的記者，張董也可以按照手上的座位表跟預先準備的相關資料，輕易叫出每個人的名字：「張記者，我知道您一向關心本公司的股權問題……」、「王記者，謝謝您上回的那篇報導……」。

張董的貼心，讓與會的記者留下深刻的印象，隔天登在報上的報導，自然是美言勝過質疑。

「知己知彼」本來就是兵法要項，會議雖然稱不上是作戰，卻也是對抗的一種；事前的調查工作做得越完備，在會議當中佔優勢的機會就越大。

做好事前調查，包括「與人有關的調查」以及「與環境有關的調查」。掌握會議對手，了解對方的習性，以及熟悉開會環境的整體狀況，與會議相關規則，都能夠幫助會議更成功。(作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師)


•會議小提醒：

1.「知己知彼」是會議成功的必要條件。

2.做會議的背景調查，可從「人」與「環境」兩方面下手。

就是要用功用心做功課

知己知彼 , 才能百戰百勝..
用心才能有收穫阿