上班高手──頭腦的整理，從整理辦公桌開始

　　•文件資料必須活用，否則就會變成「死」東西，反而成為負擔；所有的文件如果都需要保存，就會喪夫保存的意義與價值。

　　幾年前，美國曾經上演過一部音樂喜劇──「如何不需努力就獲得成功」。劇中的主角是一位年輕的上班族，受雇於一家企業，他並不想認真工作，但是為了加深老闆對他的印象，他總是想盡辦法故意製造一些假象。

　　其中有一幕是這樣的：他在早上八點五十五分衝進辦公室，立刻動手鬆開領帶，弄亂頭髮，將煙灰缸塞滿煙蒂，桌面到處佈滿廢紙和文件。就在老闆到達辦公室的那一刻，他故意癱倒在辦公桌前，讓老闆以為他熬夜辛勤工作。當然，他的把戲後來還是被拆穿。

　　在某些公司，老闆如果是以「空桌面表示空腦袋」來衡量一個人是否努力，前述那招或許管用；但是，現在已有越來越多的公司老闆寧可相信：「淩亂的桌面顯示淩亂的心思」。

頭腦的整理從辦公桌開始

　　辦公桌往往是一個人個性的投射。有人害怕整理桌面，是擔心會破壞整個工作習慣生態，害怕找不到東西。有些人任意堆積文件，則是希望老闆知道他們工作賣力；也有人是藉著把文件排滿在桌上，來提醒自己某些工作尚未完成。不過，不論動機為何，幾乎每個淪陷在「文件叢林」中的上班族都有一個共同的經驗：每當要找出其中一樣東西時，簡直可以用「排山倒海」來形容那種窘態。

　　事實上，一張堆積如山的桌子，會容易讓人分心，無法好好工作，清潔的桌面才能使人專心。根據調查顯示，如果你手上的工作是唯一佔據你視線的東西，那麼你的注意力至少可以增加百分之二十五。假如這件工作在你下班前仍未完成，你才將它放在桌子正中央，如此明天你再重新開始工作時，至少可以讓你節省十五分鐘。

　　頭腦的整理，從整理辦公桌開始。對於生活在資訊爆炸的現代上班族而言，處理文件確實是一項難題。但也有很多人不是為了如何保存資料文件費心，反而是為了如何扔掉那些情報傷腦筋。

要活用資料，先扔掉死的

　　有一則笑話描述得很傳神。一位擔任政府閣員的幕僚，他的整個房間都塞滿了文件，甚至連腳都沒有著地之處。這位幕僚請示他的部長老闆：「我能不能將那些資料處理一下？」部長回答：「可以，不過你要先把那些文件通通影印下來之後才能扔掉！」

　　很多人都認為扔掉資料太可惜，總是認為遲早還是有用，結果愈堆愈多，堆了三年、五年，一次也沒派上用場。文件資料必須活用，否則就會變成「死」東西，反而變成負擔；尤其，重要的文件一旦混入不必要的文件中，更會降低使用效率。

　　據說在第二次世界大戰的時候，美國人為了提高情報的機密性，除了極少數的極機密文件外，隔不久都會自動把過期的存檔情報公開，以減少機密的數量。而當時的日本卻把一切的文件都當成機密，結果，公開的情報和祕密情報之間幾乎毫無差別，全部被美國洞悉，落得中途島戰役時打個大敗仗。

辦公桌大掃除的方法

　　所有的文件如果都需要保存，就會喪失保存的意義與價值。你不妨現在就計劃好時間，對你的辦公桌來一次大掃除，並把這件事記在日曆上。等到那天來臨時，準備好三個大垃圾桶，然後，拔掉電話，關上門，給自己完完全全的半天時間。清除步驟是：一次看完一堆文件的每一張，每看一張就問自己：「這張還要嗎？」如果不要，立刻丟掉。假如很重要，立刻存檔。

　　你應該謹守一個原則──每次拿起文件，立刻對它做出決定。通常你只有四種選擇：丟掉、轉給另一個人、馬上採取行動、存檔。如果你不當場做決定，恐怕日後只會變成「文件叢林」裡的一張。文件歸檔時，應事先加以分類，切忌將不經分類的文件隨便塞進幾個抽屜裡，否則一旦需要時絕對無法很快找到。這時，你需要的是一套管理檔案系統，分別放在不同的檔案夾裡。另外，整理你的抽屜，丟掉你保存了幾年卻從未用過的廢物，把經常使用的東西放在隨手可拿到的地方。

　　你桌上唯一可留的東西，最好是你的全家福照片，要不，就放一張你心愛的狗，心情煩悶時，看看照片，還可以提高你的工作興致呢！

有用喔....
我應該來清清垃圾囉...

整理乾淨  做事有效率

SOP做好，做事有效率