早上10點前搞定工作

大公爵 | 2012-9-19 19:37:15

1樓

對上班族來說，每天早晨起床後的2∼3小時，是工作的「黃金時間」。這段時間包括通勤路途中，及進入辦公室的第1個小時。
前瞻管理學院「時間管理」講師鄭國威說，有效利用早晨3小時，效率大於3個整天。《早上十點以前搞定工作》作者高井伸夫甚至認為，超級員工的目標應該是每天早上10點可以喊出「呼！終於完成工作了」，而非「啊！該開始工作了」。
工作從踏出家門那一刻開始
早晨時間管理，不只從進公司上班開始，對善用時間的人來說，忙碌的工作狀態，其實從踏出家門那一刻就開始了。
如果一個上班族，每天花1小時通勤上班，一年就是365小時，相當於半個月時間。通勤途中可做的事，絕對比你想像要多，重點在於是否運用創意。
永慶房仲行銷企劃部公關副理梁惠燕說，早上通勤那50分鐘，她已經進入備戰狀態。她習慣在搭捷運時，思考當天新聞發布方向，若有重要會議需要報告發言，她也會利用通勤時間思考發言內容，並在心中演練一遍。此外，由於部分媒體記者一早就會提出採訪要求，因此打電話聯繫各部門支援，也成了她上班途中常做的事。
致伸人力資源處資深經理吳昭德，每天從桃園通車到台北上班，他習慣在通勤的1小時中，思考策略性問題。
當然，上班途中做的事，不一定要和工作直接相關，才是做好時間管理。熊力樊在《上班途中可以做的80件事》書中，提供不少有創意的建議。例如，在通勤途中靜修或冥想，幫助頭腦清醒；或者提早出門，利用上班途中健身，提早下車，然後漫步去上班。還有人喜歡每隔一段時間，就改變通勤路線，藉此轉換心情，增加生活情趣。
上班第一小時要搞定的事
高井伸夫指出，早晨進入辦公室後，首先應該搞定的第一件工作，就是確認昨日、今日行程表，想想有什麼舊工作未結束，新進度是什麼？而吳昭德則說，回覆電子郵件是他每天進辦公室後的第一件事；再者，則是交辦下屬今天的工作重點。
負責公關工作的梁惠燕，每天需要聯繫溝通的對象多達幾十位，包括企業體各部門、媒體記者、外部合作廠商等。她強調，需要其他部門同仁支援的「橫向聯繫」工作，絕對要在一大早進行，這樣才能給同事足夠的「緩衝時間」，避免工作任務開天窗。高井伸夫指出，一般上班族每天手上都有5∼10件工作必須完成，因此，決定工作優先順序非常重要。需要集中注意力的工作，例如寫企劃書、會議提案、給上司的報告書等，一定要在中午以前搞定。而類如key in資料、核算發票收據等瑣碎工作，則可以在下午進行。
早會與晨間讀

書

會的奇效
高井伸夫訪談了多位成功人士，發現他們的共同處就是有早起習慣。
早晨是擬定戰略的最佳時機，也是吸收知識的黃金時段。這是一個「數量無法造就品質，品質可以取代數量」的時代，要交出卓越的工作成績，就必須把握早晨時光。
有不少企業利用早晨黃金時間，舉行早會或讀書會。成果證明，用早晨時間進行內部溝通，對提振組織士氣與績效，有很大的正面幫助。
高井伸夫以女性內衣廠商TRINP為例，這家公司從連續虧損的低迷狀態，搖身一變成為連續17年營收成長的優良企業，關鍵就在於每天召開的1小時早晨會議。這個會議提供各部門一個溝通平台，同時也是創意提案的舞台；最重要的是，一旦問題提出，就必須清楚釐清，提出解決方案，並在會議中訂出解決期限。
永慶房屋的早會制度也實施多年，用意在於確認業務作戰目標，並追蹤每日業績。
而近3年來營業額成長高達8倍的歐德傢俱，則規定每天早上9點，所有員工必須讀書半小時，公司認為這項措施是業績成長的關鍵因素之一。
從容工作，悠閒生活
對管理者來說，早晨是模擬一天工作流程的最佳機會，也是下達指示和做出決策的好時機。對上班族來說，有效時間管理可以幫助個人從容工作、悠閒生活，擺脫工作做不完的壓力。所以，就像高井伸夫的書名那樣：在早上10點以前搞定工作吧！