11種整理技巧，思考更清晰，工作效率高

大公爵 | 2012-9-20 23:20:54

1樓

辦公桌面亂七八糟；想找枝能寫的筆，怎麼也找不著；前幾天才交換來的名片，現在不知道放哪兒去了……，你也有這樣的困擾嗎？
面對不擅整理、收納的缺點，很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉，但是，無論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個人心理問題：思緒雜亂的人，自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間，甚至是接收到的資訊。
要成為整理高手，並不是直接就從生活環境開始下手，而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。
頭腦的整理：思考更

清晰
1. 勤作筆記：
   作筆記有助於問題的整理。無論是利用圖像或文字，只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化
  」，思緒就會變得更清晰；與問題相關的癥結點，也能在紙上一目瞭然。
2. 學習獨處，做些「非數位化」的事：現代人每天花很多時間坐在電腦前，但長期身陷「非1即0的世
  界」，很容易讓腦袋僵化；因此，若能抽空做些「非數位化」的事，例如畫畫、讀書等，將有助於
  磨練個人的感性與感受力。
   此外，一個人走路、旅行或寫文章，這類能夠在不受他人影響的情況下沈澱情緒的事情，也是
  澄清腦袋的好方法。
3. 做好最壞的打算：
   要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沈著應對的祕訣在於「事先預設最壞的狀況」，因為
  預先已經設想過所有情況，並且擬妥對策，就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。
時間的整理：工作有效率
4. 切割一天24小時，劃分思考、作業和發想區塊：設定不同的時段做不同類型的事，可以集中使用特
  定腦力。
   例如，將中午之前的時間設定為「思考時間」，在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考簡
  報內容，或是處理懸而未決的問題；中午過後則是「作業時間」，迅速地依序完成無須動腦的工
  作；通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段，則可設定為「發想時間」，用於整理私人情緒或生活
  中的靈感與發想。
5. 以「倒推法」安排行程：在安排日程之前，必須先掌握「最終目標」（例如提案日期、交貨期限
  等），然後再以此目標為基準，構思在期限之前所有可能的工作流程，並且預估必須花費的時間，
  由「終點」往前推算每一個時間點必須做什麼，一一將預定工作填入日程規畫中。
6. 一心多用：訓練自己一心多用，用同樣的時間完成多項相關任務，可以更有效率地完成工作。例
  如，在外跑業務時，同時物色公司商品展示會的會場地點。
   而要在同時間內完成多項任務，則表示在頭腦裡或心裡，必須同時思考好幾個課題。例如，跑
  業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果，其他課題則可能是「尋
  找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。