文／鍾安淇

從接聽電話和留言訊息可以看出一個人做事是否細心、對事的敏銳性和是否可以掌握資訊，
這是給上司、同事的最初印象，如果連電話留言都丟三落四，其它事情做得好嗎？

留言掌握5W1H 新鮮人秀出專業

當辦公室電話鈴聲響了，常常只見老鳥們個個裝忙，
突然講電話、對著電腦螢幕一副煞有介事地振「筆」疾書，
任電話響到翻天，老闆都快抓狂時，這正是職場新鮮人表現的大好機會！
職場老鳥感謝你這菜鳥來當接線生，老闆則容易發現你的勇氣、主動和積極，多給你一些關愛的眼光！

接聽電話是職場新鮮人的第一課，只要掌握5W1H的原則，留言並不難。

who何人 XX公司的王總經理（很清楚知道是誰）

when何時 下午一點半、兩點打來（打兩通，表示重要）

where何地 他說他在國外（在國外還打來，確定有事）

what何事 有關上週出的貨好像有問題（可以立即調閱資料）

why理由 貨的品項和訂單有差異（先向相關部門瞭解情況，準備資料）

how如何 感覺有點急，電話號碼我放您桌上
（感覺急，也留了王總經理國外的連絡電話，可以立即處理。）

這通留言肯定不會漏接訊息，還能讓老闆眼睛為之一亮，
相較於避接電話的老鳥，新鮮人的你明顯勝出！
如果資訊判斷上很緊急，這時可以主動協助聯絡老闆或同事，則是更積極的作法，
如果你做的永遠比要求的多，想不獲得信任和青睞都很難！

轉了沒接是白搭 轉了不該接的是白目

接聽電話常遇到的另一個情況是「轉接」。

有些人接聽電話，掌握不到重點，也無法釐清問題，
讓一通電話在好幾個部門裡旅行，遇到這種情況，
讓人覺得這家公司的人專業有限，要不然就是部門間互踢皮球，很難產生好的印象。

只要對公司的服務項目、各部門職掌有清楚的認識，
瞭解部門內每位同事負責的業務範疇，都有助於正確地轉接電話。
而這些資訊可以透過公司簡介、網站、內部教育訓練得知，
當然，前輩更是你請益的對象，不要害怕問問題，不懂裝懂容易弄巧成拙！

轉接電話時最要不得的情況就是─轉接後立刻掛斷電話，你根本不確定轉接是否成功。
有些人雖然等到接通了，卻一聽到對方說「喂」就掛電話，
接聽者只聽到「喀！」的一聲，也不知道從哪轉來的，心中肯定不舒服。
也許接聽者手邊在忙、會客中、想晚點回電，或根本不想接這通電話，
你莽莽撞撞的轉接給他豈不白目？而這些情況是可以避免的。

轉接時先問清楚來電者的公司或姓氏，如果沒人接聽，則請對方留言。
若轉接成功時可說：「陳副總，電話線上是XX公司的王小姐找您，幫您轉接過來好嗎？」
轉接與否都聽陳副總指示，如此可確認電話成功轉接，也不會讓接聽者覺得不悅。

職場基本功練紮實 為專業形象加分

接聽電話是上班族最基本的課題，雖然見不到面，
但電話裡、外可以嗅到許多資訊，熱線中也很容易漏餡，
態度和專業都會表露無遺，讓人知道你幾斤幾兩重！

當下次當辦公室電話響起時，請把電話接起來，
從接聽、轉接、留言的基本功練起，實地操練操練吧！