堆積如山的工作常讓人有“時間不夠”的感覺，職場之中爭分奪秒的戰鬥現象時有發生。倉促感的存在並非是你偷懶所致，可能由於你不會合理分配時間，或將過多時間浪費在了其他事情上——頻繁或長久的電話通常就是消耗工作時間的“罪魁禍首”喔！


想像一下通常工作日的最後一個小時是什麼樣的情景：在重新回顧一天工作時，驚覺原來自己浪費在電話上的時間竟然如此之多！然而就在你計算一天究竟打了多少電話的時候，電話又響了……與此同時，辦公桌上堆滿無數未完成的文件，意味著又是加班的一天，這就是非常典型的“被電話偷走的一天”。針對這個問題，職場管理專家給出了有效建議，幫你把被電話偷走的時間全部拿回來！

1 ：計劃你的電話事件。

例如，你可能有六個電話要打，那麼你得給自己限定在30 分鐘內搞定它們。顯然，這樣就會讓你在打電話的時候迅速說明要點，要點說完之後不用哈拉一些沒用的，掛電話就是，工作時間一定要有效利用，盡量減少浪費在無用的事件上。


2 ：批量性地打電話。

不要把要打的電話分散到一整天的工作時間中去打，而是要在某個時段全部打完。到了這個時間段，你就可以把心情調整到“電話模式”，以便帶著愉快的心情去工作。第一個電話可能會比較困難，需要一點寒暄才能進入主題，但你要強迫自己盡快進入，第二個電話就容易多了，越往後，你會發現自己就越得心應手。


3 ：部門間的電話聯繫可以慢慢轉變成電子郵件或即時聊天工具。

這樣你會減少很多接電話的壓力。你可以在盡可能方便的時候以電子郵件或者會話的形式回復對方，而且通常這種方式也只需要簡短的幾句話就能解決問題了，避免了電話時的扯皮。


4：用手機來打電話（安全起見，你得確保不要在開車的時候打電話）。

如果你告訴某人：“嗨，Jane ，我在去機場的路上，現在正好有幾分鐘的時間和你聊幾句……”這樣，對方就知道你不會有很長的談話時間，於是就會很快進入主題了。


5 ：把你電話中要說的事情列個大綱出來。

大綱可以防止你跑題或者漫無目的地瞎聊，而且也避免了放下電話後突然又想起來還有什麼事情沒交代，於是不得不再打一次電話，結果既尷尬，又浪費了時間。你可以像列購物清單那樣，只寫出事情的關鍵字就可以了。例如，你想打電話詢問一下會議的安排，那麼大綱就可以這樣寫：時間、多長、參加人、主題、幻燈片。


6 ：請同事幫忙結束電話。

“如果十分鐘後我還沒有掛斷電話，請幫忙打斷一下。”這樣你就可以在同事告訴你“時間到了”之後，禮貌而且誠實地告訴電話那端的人：“抱歉我這邊有點急事，咱們長話短說……”


7 ：有事離開時委託同事幫你轉電話或傳達消息。

如果你要離開辦公室幾個小時或者幾天，那麼要留給代接電話的同事足夠的信息，以便他可以幫你搞定這些電話。否則的話，你可能就要多跑幾趟辦公室或者多接很多通手機電話了。


8 ：最好在午飯前或者下班前給對方打電話。

這個時候所有的人都著急離開，所以談話的時候也容易更快地進入主題，你也就可以節省掉很多時間了。