《微差力》：報告時，千萬別讓上司開口問「然後呢？」

王子 | 2019-5-16 00:46:31

1樓

〔全局視角〕搶先一步判讀對方「希望你怎麼做」
向主管報告時一定要具備的「三個重點」
只要是上班族，相信沒人不知道「報告、聯絡、商量」（即「凡事報告，有事聯絡，遇事商量」，簡稱「報、聯、商」）的重要性吧？不過，年輕一輩的上班族有多少人可以做到「符合上司期待的報、聯、商」呢？三○％？二○％？

錯了，其實連一％都不到。

為何比例會這麼低呢？其實理由很簡單。

因為能夠思考「報、聯、商的真正目的」，並進一步達成對方期待的年輕人，實在少之又少。

換言之，只要你能做到「一二○％回應對方期望的報、聯、商」，就能成為眾人眼中做事伶俐機敏的人，締造亮眼的工作表現，早一步出人頭地。

報告時，千萬別讓上司開口問：「然後呢？」「所以你打算怎麼做？」
自認懂得「報、聯、商」的人，其實很多都只做到報告「自己做了哪些事」而已。

容我重申一次，既然要報告，就得說到「上司期待聽到的事情」才算及格。

「今天，我跟△△公司的××先生見面了！」

「顧客在下午三點左右，打電話來客訴……」

很多人以為這樣就叫做報告。如果我是上司，聽到這種內容肯定會覺得傻眼。這種內容不叫「報告」，只是「單純地描述事實」，讓人忍不住想質問：「然後呢？」

擁有「全局視角」的人，在「報告」的時候，一定會留心以下的「鋪陳」：

1. 現狀

誰寄來了電子郵件、做了哪些工作、與○○公司的××先生見過面……諸如此類的現狀。盡可能簡潔有力地告訴上司「他必須知道的重點」。

2. 預測

從①的現狀，你得到的想法與感受，以及你預測後續會有的發展。

3. 對策

根據②的預測，你打算如何應對。

假設預期的結果是不好的，就必須思考該如何處理，例如：有無具體的解決方案、是否能重新提案、在期限之前該做好哪些準備……等。

具備以上三個重點，剛剛的「報告」就會變成以下的內容：

「今天，我與○○公司的××先生見面了（①現狀）。聊完之後覺得，本週內可能會有新訂單（②預測）。我想加把勁再推一下，哪怕只是寄封信過去也好（③對策）。」

「剛剛接到來自顧客的客訴電話。內容是商品有缺陷，我已慎重地道歉，也告知之後會寄送新品，請求顧客的諒解（①現狀）。這次的缺陷在於××的部分，我認為後續或許會出現有同樣缺陷的商品（②預測）。為了預防相同的問題再次發生，我會與○○部門討論對策，希望能在下週的會議向大家報告（③對策）。」

連「③對策」都包含在內，才算是真正的報告。

如果想破腦袋也想不出可因應的對策，不妨請教上司「這時候該怎麼處理才好？」這就是所謂的「商量」。

只要你的報告具備以上三個重點，今後上司將不再質疑你的能力，願意相信你有辦法妥善處理問題。

千萬別讓上司聽完報告後還要問你：「然後呢？」「所以你打算怎麼做？」

「③應對」越具體，越能拉開你與他人的差距
剛剛提出的「報告三大重點」中，最重要的莫過於「③對策」。

倘若報告中只有①現狀與②預測，卻缺了③對策，工作仍無法推動。③對策可說是集所有體貼之大成，光是這個環節，就能決定你是否是個機靈的人。

接下來以本書為例，向大家說明何謂「符合對方期待」的回應。

我是本書的作者，當然希望能有更多人讀到這本書，因此我會要求員工幫忙多多宣傳。

此時若聽到對方說：「這本書一定會大賣啦！」「大家都想幫忙賣書，請交給我們吧！」猜猜看我會有什麼感覺？

我當然不討厭這樣的回應，但我最想聽到的其實是「搶得先機的策略」或是「具體的行動」。

「我把書拿給經營社群網站的網紅朋友，請對方幫忙寫了篇推薦文，相信越接近上市日，擴散的效果會更明顯！」

此時若有員工能像這樣提出具體的行銷策略，一定會令我對他刮目相看。

也就是說，要從「①現狀」和「②預測」推衍出符合對方期待的「③對策」，就必須具體提出「下一步」、「再下一步」的行動方案。

「接下來我該怎麼做，我又能做些什麼？」經常把這件事放在心上，時時刻刻採取行動，就是所謂的「體貼」。

其實，就早一步了解對方需求這點來看，很多人都做得到。可惜的是，大多數的人即使掌握了對方的需求，卻遲遲無法踏出實際採取行動的那一步。

「全局視角」天線敏銳的人，一旦掌握了對方的需求，馬上就會採取行動。

能否盡快採取實際行動，正是決定你是成功人士或普通人的最大關鍵。

個人心得：
只要你能做到「一二○％回應對方期望的報、聯、商」，就能成為眾人眼中做事伶俐機敏的人，締造亮眼的工作表現，早一步出人頭地。
畢竟能早別人一步預想可能的結果進而提出解決辦法，自然就較能得到上司的青睞