坐什麼位子說什麼話

大親王 | 2011-11-2 09:40:19

1樓

很多人以為溝通是一個非做不可、很勉強的事，或者就是自己讓步、

吃虧、妥協、按照對方的意思去做。其實並不然，溝通是快樂地

達到雙贏的目標的手法。一般人都以為發生問題才需要溝通，

事實是平常就要溝通，才能避免糾紛、關係破裂或離職等狀況的發生。

想一想，你是否把溝通列為優先事項？打開任何人的記事本，

都是開會、演講或出差等項目，誰將溝通這回事記在上面呢？

大家都非常忙碌，如果沒有在週曆或月曆上安排溝通的行程，

溝通的優先次序就會一直延後。

人生職場三個階段：社會新鮮人、資深員工、主管，每個階段的

工作都離不開溝通，溝通能力的高低，甚至是你職場發展的關鍵。

現在讓我們來看看，人生職場這三個階段最常遇到的溝通問題。

社會新鮮人的溝通難題

Q：我剛進入職場，不曉得我負責的工作事項到底有哪些，

每次都是主管交代什麼我做什麼，在職場工作就是這樣子嗎？

黑幼龍（以下簡稱「黑」）：這個問題經常發生，最好的方法就

是向你的主管問三個問題：第一，把你的工作項目寫下來，去請

教主管你寫的是否正確。第二，上述的項目要做到什麼程度才可以？

以櫃台人員為例，他的工作要接待訪客、倒茶水，但是要做到多好？

例如一個月內，不能聽到超過兩個來賓抱怨他不友善、沒有熱忱。

這個要跟主管商量好，取得共識。第三，在這些工作之外，你還

期望我多做些什麼？主管通常在心裡會有別的要求。你問他幾點

上下班，他說公司規定早上8點到下午5點，但其實他希望你6點以

後再下班。所以要問他，你對我還有什麼期望呢？職場裡面最大

的問題是，我以為我做到了100％，老闆卻認為我只做到50％。

Q：在公司裡，有些同事會一直抱怨公司和主管，可是我又覺得似

乎沒那麼糟。是不是我的工作經驗不夠多，所以不了解問題呢？

如果大家在抱怨的時候，我不想附和他們，該怎麼辦呢？

黑：新鮮人一旦進入公司後，很快地會陷入一個溝通陷阱，就是

平常和同事、朋友見面，都是在批評、抱怨工作、公司或上司，

這是負面溝通。任何一家公司、任何一個老闆，都有問題、

毛病和缺點，可是反過來說，也有優點。

不批評、不責備、不抱怨的正向溝通態度需要自信才能做到。

多少人第一次吃搖頭丸是自願的？還不都是別人給他吃的。

進入職場，如果缺乏自信，就會跟著大家一起罵。以我的經驗，

我拒絕做負面溝通，大家並沒有排斥我，還是對我很好。像台北

市長馬英九年輕的時候，朋友給他一根煙，他拒絕了那根煙，

那些朋友並沒有不跟他玩。自信真的影響一個人的一生，

包括溝通的能力。而且在公司內可能也有別人不喜歡負面溝通，

你不見得都是孤軍奮鬥。

Q：我在工作上遇到困難該找誰幫忙？我不敢跟主管說我不會做。

黑：社會新鮮人往往不會溝通或不了解溝通的必要。最好的辦法

是平常就要溝通，不要等到不會做了才想到要溝通，這樣的話，

主管不會覺得你老來問問題很煩，反而認為你很積極進取。

重要的是，好好練習溝通，你就比別人突出許多。

資深員工的溝通難題

Q：工作那麼多年了，總是一成不變，我覺得遇到了瓶頸，

對工作感到十分厭倦，我是不是該換個工作了？

黑：資深員工最頭痛的問題就是覺得工作乏味，很可能以跳槽解

決問題，即使在原工作繼續做，也會覺得煩躁，無法把最好的自

己表現出來。一個卡內基的講師工作十年都在教卡內基訓練，

如果他不會分享，跟別人談到卡內基訓練的價值對一個人一生有

多大的好處的話，到後來只會變得千篇一律、照本宣科。可是如

果他想到我今天這個課程，會影響到這個學員的家庭生活、

親子關係，或是生涯規畫，就會覺得上這堂課不會是一百堂課中

的一堂，而是好有價值、好有影響力的一堂課。今天每個產業的

資深員工都需要學會分享、自我激勵，甚至幫助社會新鮮人，

都能讓你變得投入、有興致。

Q：我發現新來的年輕人素質不好，很多事不會做，抗壓性又低，

果然是草莓族。而我的主管一點領導能力和遠見都沒有，

真的是豬頭老闆，我快要受不了了。

黑：你需要的是對上和對下的諒解。你覺得新來的人「怎麼這個

都不會，有夠笨」，想想當年青澀的自己也是一樣，就會多點諒解。

同時，當主管要求大家做事時，身為資深員工的你可以在中間扮

演觸媒的角色。給年輕人多點寬容，並體諒主管的壓力和難處，

這是資深員工要培養的態度。此外，還要諒解別的部門的人，

因為隔行如隔山，你認為理所當然的事情，別人未必能懂。

我發現抱著諒解心情的資深員工，存活率比較高。

Q：我希望獲得升遷，該如何表現才能有較大的晉升機會呢？

黑：我記得中鋼前董事長王鍾渝說過，他選拔經理人的唯一條件

是要會溝通。資深員工有個很大的優勢是專業經驗豐富，豐富到

主管都會參考你的意見，但是有個先決條件是你會不會用正確的

溝通技巧、適當地表達出來呢？我看過一個故事，有一次比爾蓋

茲在會議中大發雷霆，坐在會議桌上的高階主管都噤若寒蟬。

這時候外圍有位靠著牆坐的華裔女工程師站起來跟比爾蓋茲說：

「我非常了解你為什麼這麼激動，我以前的看法跟你是一樣的，

現在我發現事情是……」她講完後，比爾蓋茲冷靜下來說：

「好吧，既然妳這樣說，我們就照妳講的做好了。」

這位華裔女工程師就是典型資深員工的最佳表現。

主管的溝通難題

Q：成為主管以後，我經常碰到要公開講話的場合，例如演講或簡報，

但是聽的人好像覺得很無聊，我該怎麼增進相關的技巧呢？

黑：有一次，馬克吐溫參加一個慈善布道大會，他原本打算捐10

美元，結果聽了台上的演講後，只想捐5美元。後來又換了一個人

上去講話，也是講述一堆大道理，他愈聽愈煩，心想我只願意捐

2美元了。演講持續著，演講者都不斷地大聲疾呼大家捐款，募捐

的袋子隨著一排排座位傳遞下去，馬克吐溫說，他不但沒有捐，

還從袋子裡偷了1美元。演講也是一種溝通，一直講道理、唱高調，

反而會引起反感，最好的方式是以故事感動聽眾。惠普公司有個

經理要向員工強調互相信任的公司文化，他跟大家說，惠普剛創

立時，創辦者之一的派克（David Packard）下班後到工廠的零件

庫房拿東西，發現庫房的門鎖住了，於是他撬開鎖，還放了一張

條子：「此門永勿加鎖」，這種信任的文化就一直流傳至今。

員工聽了這個故事都對企業文化很有感覺，如果只是講道理，

「信任是我們的企業文化，用人不疑，疑人不用……」

沒有人會想聽。

Q：我現在每天被一堆會議追著跑，我該怎麼主持會議才能更有效率？

黑：身為主管常常要與會議為伍，如何有效地開會，有下列幾點技巧：

•準時開始準時結束，與會者不能遲到。

•開會前確認討論項目，讓會議確實聚焦在主題上。

•每個人發言要限時三分鐘以內。

•開會前，要確定來開會的人對於討論的事能做決定。

•會議結束時要有具體結論、由誰負責，以及下一次何時報告進度。

Q：下屬向我報告時都不夠簡潔有力，我會告訴他們講重點就好，

可是到後來他們好像愈來愈不表示看法和意見，怎麼會這樣呢？

黑：不會聽別人講話是主管最大的溝通毛病。因為一方面工作壓

力比較大，就懶得聽，或聽的時候分心。另方面是因為主管的專

業知識和經驗都比較豐富，別人講一半，他已經知道下面要講什麼，

於是就常說「這個我知道了，還有什麼？」，或者「不要講那麼長，

講重點，講重點！」結果下屬以後都不想再溝通了，因為他覺得

沒有受到尊重。因此主管要練習養成聆聽的習慣，而且聽的時候

眼睛一定要看著說話者的眼睛，傳達你感興趣、我很注意你的問

題或你的話很有價值等善意。